Impresión y digitalización en Recursos Humanos

Hoy en día existen soluciones para agilizar los procesos en el área de recursos humanos (RH): impresión y digitalización.

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Los departamentos de recursos humanos han tenido que innovar sus procedimientos de digitalización e impresión utilizando herramientas y soluciones digitales para reducir los costos y mantenerse dentro de la competencia. 

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Es una realidad que las tecnologías disruptivas, aquellas tecnologías que son capaces de dejar obsoletas a las tecnologías anteriores o un mercado ya establecido (siguiendo una serie de patrones), han ayudado mucho a las empresas, ya que su meta es hacer los procesos eficientes, reducir costos y ser más competitivos en un ambiente donde el trabajo remoto crece más y las tecnologías avanzan sin comparación. 

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La impresión y hasta la firma autógrafa de los colaboradores eran necesarias en esta área y todos sus procesos involucrados con el manejo de documentos, tales como la gestión de prospectos y promociones, elaboración de nóminas, declaraciones y más. 

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Pero en estos días, donde el trabajo remoto y la digitalización toman más importancia, con entrevistas de trabajo por videollamada, juntas, exámenes por medios digitales y más, es necesario adecuar programas para garantizar que la persona que maneja estos documentos o realiza la evaluación sea la única con el acceso. 

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Lo mismo sucede en el caso de algunos ajustes administrativos, donde el colaborador tiene que firmar de recibido y tiene la opción de hacerlo por esquemas digitales. 

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Como puede verse, todavía hay procesos donde la firma autógrafa es esencial, haciendo que la necesidad de imprimirlos y firmarlos siga en uso; aun así, la digitalización de documentos es una alternativa fiable que puede ahorrar estos procesos.

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 Recursos que simplifican los procesos 

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El equipo de recursos humanos tiene que evolucionar, utilizando tecnologías que lo ayuden a llevar a cabo sus procesos de forma simple, sin la necesidad de encontrarse en el lugar o tener que imprimir todo.

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Para este objetivo, existen soluciones que hacen estos procesos mucho más rápidos y eficientes, liberando así al equipo de recursos humanos del papeleo, además de simplificar los engorrosos pasos de la contratación de personal. 

Alldora ayuda a este proceso de la siguiente manera: 

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• Gestiona la información de los nuevos colaboradores e informa a los equipos sobre este hecho, además de proporcionar a los gestores de contratación y a otro personal relacionado, el acceso a la información requerida; este acceso puede ser de forma inmediata y desde cualquier dispositivo. 

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• Es posible ahora, desde la pantalla de e-Task, capturar, realizar seguimiento, dirigir y compartir los documentos que tengan relación con la contratación de personal y su incorporación a tu empresa. 

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• Otorga acceso inmediato y completamente seguro a los documentos y contenido que tengan relación, como correos electrónicos, faxes, archivos informáticos, etc., dentro del contexto de los procesos y aplicaciones empresariales que utiliza en sus procesos el equipo de recursos humanos. 

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• Se encuentra en una plataforma de administración de contenidos empresariales, llamados ECM.

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 Gestión de los distintos procesamientos de recursos humanos 

Tales labores son la entrega digital de recibos de nómina, gestionar funciones, solicitar información y llevar registros para ofrecer la posibilidad de hacer un análisis documental de procesos, valorar las actividades de forma general y mejorar en cada aspecto posible. 

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Gracias a esta gestión se pueden ganar beneficios para la empresa y el equipo de recursos humanos: 

• Mejora la productividad: al hacer los procesos más eficientes, se consigue impulsar el desarrollo de la empresa, se crean flujos sólidos de trabajos a través de plataformas físicas y digitales. 

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• Mejora la seguridad de impresión: para adaptarse a esta era de cambios, las empresas deben garantizar a sus colaboradores que puedan imprimir, escanear o compartir documentos de forma segura, adecuada y desde cualquier dispositivo o lugar, con una infraestructura de seguridad fuerte, que proteja los datos confidenciales ante accesos no autorizados. 

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• Ganan control sobre la impresión: obtén completa visibilidad sobre las operaciones de impresión, identificando rápidamente la causa principal que provoque retrasos e ineficiencias, aumentando la productividad a la vez. Transforma el gran volumen de información en un solo activo. 

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• Reduce costos:  al tener control sobre las flotas de impresión e identificar problemas antes de que ocurran, reduces pérdidas importantes y acabas con las interrupciones que son costosas para tu empresa. 

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Gana con soluciones de impresión sostenibles: La era digital incentiva a los equipos a que solo se imprima lo necesario y se reduzca el consumo de recursos e insumos, además de que disminuyes el consumo de energía y de carbono.