La digitalización es muy importante en las empresas, ya que se refiere a la transformación de información física al formato digital de documentos o datos. Esto representa una gran ventaja, ya que muchas organizaciones almacenan una gran cantidad de información, y mientras más crecen, el volumen de documentos aumenta exponencialmente junto con ellas.
Si no se digitalizan o se utilizan técnicas de conversión digital, puede llevarte a padecer una serie de desventajas dentro de tu empresa como, por ejemplo:
La digitalización eficiente se refiere al proceso de transformar información analógica a formatos digitales, de la mano con la captura inteligente, para optimizar la visibilidad de tus documentos.
La captura inteligente utiliza tecnologías avanzadas para automatizar y optimizar la recolección, procesamiento y análisis de datos de distintas fuentes; este proceso puede incluir reconocimiento óptico de caracteres (OCR), inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático (machine learning, ML), procesamiento del lenguaje natural (PLN), entre otros.
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La digitalización de documentos tiene el objetivo de que se maximice la utilidad, el análisis y la accesibilidad de los datos en entornos empresariales, además de extraer información útil de documentos, correos electrónicos, imágenes y otros datos de forma precisa, eficiente y rápida, minimizando la necesidad de intervención humana.
Si este proceso se logra de forma eficiente, puedes alcanzar un fácil acceso a la información, ya que la búsqueda y la recuperación de datos ahorran tiempo valioso y mejoran la productividad de tus colaboradores.
Por otro lado, mejora la colaboración, ya que los documentos pueden ser compartidos y editados por varios usuarios de forma simultánea. Esto también permite que se utilicen herramientas analíticas avanzadas para obtener puntos de vista valiosos a partir de grandes volúmenes de datos, lo cual te ayudará a mejorar tus estrategias y operaciones empresariales.
La seguridad es un apartado muy importante que la digitalización puede ofrecerte, ya que te permite implementar medidas de seguridad avanzadas, como dar accesos, facilitando el cumplimiento de regulaciones sobre el manejo de datos.
Cabe destacar que la cantidad de dinero, tiempo y papel usados en la gestión de documentos físicos se reduce a medida que se implementan los sistemas automatizados, lo que te beneficia de las oportunidades de retorno de la inversión que no son posibles con el manejo manual de documentos.
Digitalizar los documentos físicos es muy eficiente para las empresas, sobre todo para las que tienen que trabajar y consultar la información que contienen estos documentos. Cuando se digitaliza la información, tus colaboradores pueden encontrar el contenido de forma rápida y trabajar inmediatamente con ellos.
«La digitalización efectiva hace simple la conservación, el acceso y el compartir la información».
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No existe realmente un límite para los tipos de documentos que se pueden digitalizar. Pero si vas a comenzar este proceso de digitalización, te recomendamos priorizar los siguientes:
Esta es una confusión común que tienen muchas personas, por eso es importante aclarar la diferencia que tienen ambos conceptos, ya que no son lo mismo.
El escaneo se refiere a obtener una foto del documento, mientras que la digitalización lo convierte en un formato editable, reconoce el texto que contiene y puede asignarle unos metadatos para facilitar su consulta más adelante, cuando se requiere y sin importar dónde se encuentren tus colaboradores.
No cabe duda de que debes digitalizarte en tu empresa, ya que es una pieza clave para transformar la forma en que recolectas, procesas y analizas toda la información de tu empresa, guiándote a una mejor toma de decisiones, eficiencia operativa, mejor retorno a la inversión (ROI) y ventaja competitiva.
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