10 hacks para visibilidad y trazabilidad de información empresarial

Las empresas se están desarrollando dentro de un entorno más dinámico y digital, por lo que es necesario mantener la visibilidad y la trazabilidad de la información con ayuda de herramientas básicas en la gestión de calidad y un sistema de trazabilidad, para mantener la eficiencia y la seguridad operativa.

La gestión adecuada de documentos y datos mejora la productividad mientras asegura que tu información más confidencial y crítica siempre se encuentre accesible y actualizada, además de que te apoya con el cumplimiento normativo, con ayuda de herramientas tecnológicas y de los mejores CRM.

En Alldora te explicaremos qué es un sistema de trazabilidad y cómo puede ayudarte, además de ciertos consejos para mantener la visibilidad y trazabilidad de la información de tu negocio.

Sistema de trazabilidad

Gracias a los avances dentro de esta era digital y de nuevas herramientas tecnológicas, la gestión efectiva de la información ya es posible, apoyando en alcanzar las metas empresariales.

Estos sistemas garantizan que puedas rastrear la evolución de toda tu documentación e información más valiosa, facilitando, además, la transparencia, automatización y eficiencia operativa.

Por este motivo te dejamos a continuación una lista de hacks para ayudarte con la correcta gestión de tu información.

10 hacks para mantener la trazabilidad y visibilidad de la información

1. Implementa un SGD (Sistema de Gestión Documental): este sistema es necesario para centralizar la información y garantizar que todos tus documentos sean accesibles y se encuentren correctamente organizados.

Asegúrate de que el sistema permita la gestión de versiones, seguimiento de cambios y el acceso controlado a cada uno de los documentos.

2. Utiliza un CRM software y de gestión de proyectos: utiliza herramientas que te ayuden a gestionar proyectos y tareas, permitiendo la trazabilidad de las acciones que realicen los colaboradores, asegurando, a su vez, una mayor visibilidad del progreso y los cambios realizados.

Por otro lado, los sistemas CRM (Customer Relationship Management) son necesarios para mantener un seguimiento detallado de las interacciones que hay con tus clientes, para conocer qué es lo que esperan de tu negocio o producto y qué puedes hacer para fidelizarlos.

3. Metadatos y etiquetado: es importante asignar etiquetas y metadatos a tus archivos y documentos, ya que facilita la búsqueda y clasificación de la información, asegurando que los documentos más relevantes se localicen fácilmente cuando se requieran.
4. Control de todas las versiones: es necesario que tus documentos pasen por un control de revisiones muy riguroso; es decir, se debe mantener un historial detallado de todos los cambios que se realizaron desde su creación hasta el más actual, permitiendo la restauración de versiones anteriores en el caso de necesitarlo.
5. Lleva a cabo auditorías regulares: es importante que hagas auditorías periódicas de tu sistema, para asegurarte de que todos los procesos se siguen de forma correcta y que tu información se gestiona de manera adecuada, segura y eficiente.

Este punto es esencial para el cumplimiento normativo y la innovación en la gestión de la información.

6. Automatiza tus procesos: automatizar tareas repetitivas y desgastantes (como realización de facturas, backups, actualizar permisos y generar reportes) ahorra bastante tiempo y reduce significativamente los errores humanos, mejorando tus metas de productividad y eficiencia.
7. Capacita continuamente a tus colaboradores: debes hacerlo de forma regular para que conozcan las mejores prácticas en la gestión documental y cómo deben usarse las distintas herramientas de trazabilidad.

Si cuentas con un equipo de trabajo bien entrenado, verás cómo se mantiene mejor la trazabilidad y la visibilidad de la información, así como una mejor organización empresarial.

1. Usa blockchain: con esta tecnología lograrás un nivel extra de seguridad y trazabilidad, ya que te permite registrar cada cambio y acceso a los documentos de forma inmutable, otorgándote una trazabilidad segura y completa.
2. Ten políticas claras de gestión de la información: aquí se incluye el definir responsabilidades y roles, los procedimientos de creación, el manejo de los documentos y las normas de seguridad, volviendo simple el desarrollo de nuevos productos o servicios.
3. Retroalimentación constante: es importante fomentar este tipo de cultura, donde tus colaboradores puedan sugerir mejoras en los sistemas y en los procesos de gestión de información, así como los cambios que necesitan y les gustaría ver.

Esto es una excelente ayuda para identificar áreas de mejora y lograr mantener el sistema actualizado y funcionando de forma eficiente.

Con estos hacks lograrás mantener la visibilidad y trazabilidad de la información en tu empresa, asegurando que se encuentren mejor preparados para gestionar la información de forma segura y efectiva, logrando las metas de productividad y fomentando la innovación con ayuda de nuevas tecnologías.