¿Cómo buscar una empresa de digitalización de documentos?

Una excelente forma de mantenerse ante la competencia, de brindar el mejor servicio a tus clientes y adaptarse a los avances de la tecnología para ofrecer mejores soluciones, modelos de negocios y experiencias es digitalizar a la empresa.

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Este proceso se refiere a utilizar herramientas, ecosistemas y tecnología digitales para alcanzar estos objetivos.

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La digitalización se lleva a cabo cuando un producto o servicio se transforma por la tecnología, de forma que la experiencia del cliente o el modelo de interacción se reforman según tus infraestructuras de comunicación y los medios digitales utilizados en tu empresa.

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Es importante no confundir la digitalización con la transformación digital, ya que esta última necesita que consideres cada proceso comercial dentro de tu empresa para conocer qué se puede digitalizar, qué no y qué debe cambiar por completo para ofrecer una mejor experiencia a tus clientes.

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Tristemente, muchas empresas temen incluir esta opción de digitalizar sus documentos por miedo a poner en manos ajenas sus archivos y documentos más importantes. ¡No debe ser así! La digitalización puede ayudarte en múltiples maneras.

Encuentra una empresa de digitalización que se ajuste a tus necesidades

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Existen diversas formas de hallar a la mejor empresa que se adapte a lo que necesitas y que pueda ofrecerte el mejor servicio, para iniciarte en este mundo de digitalización que te llevará a alcanzar objetivos empresariales y aumentar tu productividad:

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• Al buscar una empresa que ofrezca este servicio de digitalización, asegúrate de que tenga años de experiencia como respaldo. Por ejemplo, en Alldora ofrecemos soluciones tecnológicas desde hace más de 17 años, enfocados en un proceso consultivo que se basa en entender al cliente para ofrecer valor a la transformación digital.

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• Busca referencias y opiniones en redes sociales para conocer los servicios de digitalización que se ofrecen. Recuerden que las recomendaciones de boca a boca son más valiosas de lo que se cree.

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• Es importante conocer tus objetivos y qué tipo de digitalización requieres, ya sea documentos legales, técnicos o médicos; así que conocer qué servicios específicos ofrece la empresa puede ayudarte bastante a hacer una elección informada y correcta.

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• Asegúrate de que esta empresa de digitalización se vuelva un aliado estratégico para tu modelo de negocio determinado, que genere proyectos estratégicos para sus clientes, que utilice diversos procesos como la inteligencia artificial, servicios administrados de impresión, captura inteligente, reconocimiento, autenticación y servicios con tecnología de punta, según tus necesidades y objetivos empresariales.

¿Cómo digitalizar la documentación de tu empresa?

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Al conocer cómo se digitalizan los documentos empresariales es más sencillo elegir la empresa adecuada que ofrezca esta solución, ya que no es una situación rápida ni sencilla:

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• Se define el formato en el que quieras digitalizar los documentos: es importante que definas qué formatos necesitas y a cuáles quieres pasar toda tu información. Es un punto muy importante, ya que la edición y lectura de tus datos depende bastante del formato.

Es importante considerarlo porque si todo lo digitalizas a JPG, por ejemplo, puede que te des cuenta de que es más factible el uso del PDF, doblando el trabajo y perdiendo valioso tiempo. Por esto mismo define desde un principio el formato o formatos con los que quieres trabajar.

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• Realiza pruebas: asegúrate de que los resultados serán óptimos y mejores de lo que esperas, es decir, que los documentos tengan buena resolución en su formato digital o estén bien acomodados.

El caso es evitar repetir procesos, perder recursos y tiempo valioso que podrías usarlo en otros trabajos de mayor valor.

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• Capacita a tus colaboradores: es importante que ellos también se adapten a trabajar con documentos en formato digital, así como almacenar, proteger y gestionar la documentación.

Recuerda incluir a todos tus equipos en el proceso de digitalizar a tu empresa, así evitas gastos en capacitación futura, la falta de conocimiento sobre los procesos digitales, cómo deben editarse, etc.

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• Refuerza la ciberseguridad: una cosa es cierta: la digitalización puede traer problemas con los ciberdelincuentes, donde tengan acceso a tus datos más valiosos.

Asegúrate de que la empresa que elijas refuerce la ciberseguridad y sea un punto de vital importancia al implantar esta solución, protegiendo los activos de todo tu negocio.

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Digitalizar la información de tu negocio es una buena idea por múltiples razones: ahorras papel y apoyas al medio ambiente, accedes a tus documentos e información de forma mucho más veloz y donde quiera que estés; ahorras económicamente por evitar los costos de impresión y optimizas tus tareas y procesos, donde los colaboradores reciban y envíen documentos de una forma más eficiente.