La capacidad para gestionar datos de forma precisa y eficiente se ha vuelto en un activo indispensable para cualquier empresa. A todo esto: ¿sabes qué significa digitalizar información?
Se trata de convertir documentos, datos y procesos en formatos digitales que se puedan gestionar, almacenar y compartir a través de sistemas tecnológicos. Esta transformación implica la conversión de papel al formato digital, la reorganización y optimización de la gestión de la información para alcanzar una mejor eficiencia, accesibilidad y seguridad de los datos.
Digitalizar la información cambia radicalmente la forma en que las empresas llevan a cabo sus proyectos.
Comúnmente, diversas empresas dependen aún de archivos físicos y procesos manuales, lo que provoca inconvenientes como la pérdida de documentos, se hace difícil encontrar la información y los costos de almacenamiento aumentan.
Gracias a la transformación digital te olvidas de estos problemas y te permite, además:
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
Este proceso no es simplemente escanear documentos, sino que involucra diversas etapas que son clave para garantizar que la información y los datos digitalizados sean útiles y de la mejor calidad.
La captura de datos es lo primero. Los documentos en papel, archivos, fotografías y otros formatos físicos se digitalizan con escáneres de alta resolución. Es aquí donde es esencial contar con equipos que aseguren la calidad de la imagen y la fidelidad del documento original.
Ya escaneado el contenido, se procede a procesarlo con tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Este software transforma las imágenes en texto editable, para que los datos se encuentren fácilmente y sean procesables. La digitalización de documentos a través de OCR es esencial para cambiar simples imágenes a información bien estructurada.
Con los datos y la información en formato digital, lo que sigue es organizarlos de forma lógica y estructurada. Aquí se requiere la clasificación por categorías, etiquetas y metadatos. Una buena organización hace sencilla la gestión documental, puesto que permite buscar y recuperar información de manera veloz y exacta.
El verdadero pináculo de la digitalización se logra cuando la información se integra en sistemas de gestión de la información. Herramientas de software especializadas permiten almacenar, procesar y compartir los datos con ayuda de plataformas especializadas (ERP, CRM, sistemas empresariales, etc.).
Es esencial la integración para la transformación digital empresarial, puesto que conecta distintos departamentos mientras mejora la comunicación interna.
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Digitalizar la información también necesita implementar medidas de seguridad robustas. Las políticas de acceso, el cifrado de datos y las copias de seguridad son fundamentales para lograr proteger la información digitalizada contra accesos no autorizados o pérdidas.
Esta seguridad no solo cuida la integridad de los datos, sino que asegura el cumplimiento de las normativas legales y estándares de privacidad.
Ya vimos todo lo bueno que puede ofrecerte la digitalización de la información, pero, aparte, puedes ganar las siguientes ventajas:
Si quieres mejorar tu competitividad y adaptarte de forma eficiente a la era digital, la digitalización de la información es el primer paso fundamental. Transformar los datos físicos en información digital estructurada optimiza la gestión de la información y te abre las puertas a la automatización.
