¿Cómo ayuda a una empresa la captura inteligente y la digitalización?

La captura inteligente se trata de una tecnología avanzada que cambia la forma en que las empresas leen y procesan los documentos electrónicos para poder descubrir su verdadero valor en tiempo real, ayudando a las empresas a manejar volúmenes grandes de información, física y digital, que es complicado organizar y gestionar.

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 Los distintos tipos de documentos contienen datos imprescindibles para tu empresa y, por ello, necesitan estar disponibles en cualquier momento y lugar, para llevar a cabo tareas y procesos.

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La digitalización de información es el proceso de conversión de datos analógicos a formato digital. No hay que confundir la digitalización de documentos con digitalizar un negocio, que es la forma en que se reestructura en torno a la infraestructura de los medios y la comunicación digital.

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Gracias a la captura y la digitalización inteligente, tu empresa puede, sin intervención humana, lograr que los documentos se procesen, clasifiquen, se les extraiga la información importante, los documentos explotables y más valiosos para que puedan alimentar los procesos y sistemas de tu empresa.

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Asimismo, la información se puede alojar y consultar de forma segura, rápida y eficiente, desde cualquier lugar.

Procesos empresariales más eficientes y al menor costo

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Si tienes equipos mal provistos y tu empresa no tiene procesos de uso de la información, el manejo de documentos, su información y circuitos establecidos pueden abrumarte rápidamente; es necesario contar con estándares operativos, donde mantengas la gestión de tus documentos. ¿No los tienes? En Alldora te ayudamos desde cero.

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Con la digitalización y la captura inteligente de documentos, olvídate del retraso en tus operaciones. 

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Los usuarios y colaboradores tendrán acceso a la información digitalizada en el momento que la requieran, según lo requieran sus procesos, los cuales se llevarán a cabo de manera constante, sin interrupciones y de forma precisa. 

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No más pérdida de productividad por parte de los colaboradores en tu empresa, ya que dejas muy atrás los procesos basados en el manejo de documentos físicos, que son tediosos, ineficientes, lentos y con errores humanos que solo provocan mayores costos a tu empresa.

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Asimismo, ahorras bastante dinero, ya que evitas el precio de archivar, enviar y almacenar documentos, ya que estos significan un excedente innecesario en los costos finales del servicio o productos que ofreces.

Podrás convertir tus operaciones basadas en papel en flujos eficientes de trabajo digital

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Ya es posible capturar, indexar e integrar a la plataforma cualquier tipo de documento. Exporta los datos capturados, enlazando con los sistemas de gestión de tu empresa, logrando flujos de trabajo eficientes y dinámicos.

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¿Cómo se logra un buen proceso de captura inteligente y digitalización?

• Capturando e indexando: Podrás procesar de forma simple una gran variedad de documentos en distintos formatos. Podrás indexar de forma automática todos tus datos para facilitar la recuperación y seguimiento.

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• Arma flujos de trabajo eficaces: que te permitan automatizar procesos, reducir costos, minimizar los errores humanos y las ineficiencias. Con estos procesos inteligentes de automatización, ganarás mejoras en cada nivel de servicio, así como ventajas competitivas duraderas.

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• Acceso colaborativo y móvil: permite trabajar de forma colectiva en documentos, evitando, a la vez, múltiples versiones, así como que permite que los colaboradores comiencen, comprueben y completen labores desde cualquier dispositivo, lugar y momento que quieran.

Beneficios de la captura y digitalización inteligente

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• ¡Adiós a los papeles! Este es el primer paso hacia la transformación digital. Eliminar el papel en tus flujos de trabajo mejora la eficiencia y el acceso a la información, además de reducir costos.

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• Automatizar los flujos de trabajo comunes. Tus colaboradores ya no tienen que hacer las tareas tediosas de introducción de datos, envíos y archivo de documentos de forma manual. ¡Es momento de impulsar la innovación en tu empresa!

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• Captura y digitaliza los documentos de manera inteligente, para diferenciarte de la competencia, mantener flujos eficientes y constantes de trabajo.

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• Ayuda a tus colaboradores y prevé soluciones importantes, incluso antes de que ocurran peligros o riesgos que interrumpan tus procesos.

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• Acceso al trabajo móvil, haciendo de la empresa un negocio digital y ágil gracias a la flexibilidad que ofrecen los móviles, para que puedan escalar rápidamente, adoptando el modelo de productividad en cualquier momento, lugar y desde cualquier dispositivo.

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• Tu empresa puede descubrir los beneficios de la nube, para obtener mayor escalabilidad, operatividad, accesibilidad y movilidad.

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• Disminuye tus costos de operación y el espacio de almacenamiento de los documentos.

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La digitalización inteligente significa mucho más que llevar un documento de papel al formato digital; es una serie de procesos que logra que tu digitalización gane más valor, incluso a nivel legal.