Ventajas y beneficios de contar con un Gestor Documental

Conocer qué es y qué puede hacer por ti un gestor documental es esencial para cualquier empresa, aunque debemos recalcar que su implementación debe ir de la mano con expertos en digitalización de documentos, que tomen en cuenta tus necesidades y los tipos de documentos digitales que manejas o necesitas.

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Aun así, es necesario que cuentes con un correcto manejo de la información para obtener un rendimiento óptimo y eficiencia en los procesos, siempre tomando en cuenta las características de los documentos digitales en tu empresa y la optimización de procesos de negocio que requieres.

La correcta gestión y el almacenamiento de la información son elementos esenciales para la toma de decisiones, y la forma de llevarlo a cabo sin margen de error, con control y optimización de procesos, es posible con la implementación de un sistema gestor documental.

Gestor Documental

Se trata de un sistema o espacio centralizado que te permite almacenar, gestionar, controlar y modificar la información más importante de tu empresa, de forma digital y sencilla, para no depender de los documentos en físico que pueden acarrear una serie de problemas en esta era digital.

Gracias a este gestor documental puedes acceder a tu información en cualquier sitio y cuando lo requieras, sin necesidad de buscar entre grandes montones de papel, lo cual marca una gran diferencia entre los documentos físicos y electrónicos.

Además, facilita la accesibilidad y la seguridad de la información empresarial, contribuyendo, a su vez, a la eficiencia en los procesos de una empresa y a la reducción de costos.

Objetivos de la gestión documental

Este sistema cuenta con varias funciones, además de encargarse de administrar y organizar los archivos de tu empresa de forma digital para hacerlos accesibles cuando se necesiten.

Su objetivo es mejorar la operatividad y la competitividad de tu empresa con lo siguiente:

• Optimización de procesos productivos: tiene como meta el facilitar la integración de los documentos en los flujo de trabajo, mejorando así la eficiencia en los procesos productivos, mientras asegura el control y la eficiencia en los métodos de trabajo de una empresa.
• Control de acceso a la información: te garantiza que solo la personas con permiso y autorización puedan acceder a la información valiosa o sensible, mejorando la seguridad y confidencialidad de los datos.
• Digitalización de documentos para empresas: este te permite la conversión de documentos en papel a formatos digitales, facilitando su gestión y reduciendo el impacto ambiental del papel.
• Sostenibilidad: se promueven las prácticas empresariales sostenibles al minimizar el uso del papel y fomentar el consumo sustentable.

Si logras gestionar tus documentos es mucho más simple optimizar y categorizar la información y los datos, según los propósitos empresariales, garantizando un mejor control de la información entre los colaboradores de tus equipos.

Beneficios de la gestión documental para las empresas

Al contar con este gestor podrás obtener una serie de beneficios, tales como:

• Eficiencia en los procesos: al digitalizar y gestionar de forma correcta los documentos, se mejora la eficiencia en los procesos, gracias a la facilidad del acceso con la información centralizada, reduciendo tiempos de búsqueda y agilizando los flujos de trabajo.
• Reducción de costos en una empresa: al disminuir el uso del papel y optimizar el almacenamiento de los documentos logras un ahorro considerable en recursos y espacio físico.
• Mejora la accesibilidad: tus documentos estarán disponibles en todo momento y lugar, facilitando el trabajo remoto; es necesario para mantener la continuidad de tus operaciones y la correcta colaboración entre los equipos.
• Cumplimiento normativo: podrás cumplir con la normativa vigente, como la norma oficial 151 (NOM 151), que regula la digitalización y conservación de documentos electrónicos. Es necesaria para evitar sanciones.
• Sustentabilidad: al reducir el uso de papel minimizas el impacto ambiental, fomentando la adopción de proyectos sustentables y responsables.
• Ganas control y optimización de procesos: facilita la automatización de tareas repetitivas con ayuda de tecnologías como ERP, RPA y CRM, otorgándote un enfoque más estratégico en la gestión de la información.
• Impacto positivo en las prácticas empresariales: fomenta prácticas empresariales más organizadas, mejorando tu imagen corporativa y manteniéndote dentro de la competencia.

Como puede verse, esta es una herramienta esencial si quieres mejorar tu eficiencia, reducir costos y ahorrar tiempo, mientras aseguras el cumplimiento normativo, promoviendo la innovación y el desarrollo de nuevos productos y servicios, para alcanzar de forma más simple tus metas de productividad y sostenibilidad de la forma más efectiva.