La optimización de los procesos de impresión es crucial para las empresas, especialmente aquellas con un alto volumen de impresiones. Si bien la impresión es una necesidad constante, muchas organizaciones desconocen la cantidad de recursos que utilizan sin control, lo que puede generar un aumento innecesario de costos y afectar la eficiencia operativa.
Aquí es donde entra en juego el servicio de impresión administrado, una solución integral que permite gestionar y optimizar todas las actividades relacionadas con la impresión, mejorando la productividad, reduciendo gastos y brindando un control total sobre el uso de recursos como la tinta y el papel.
Los servicios administrados de impresión permiten hacer un uso eficiente de los procesos de impresión en las empresas, gracias a que puedes controlarlos, administrarlos, evitar desperdicios y abusos sin sacrificar la productividad y la confidencialidad de tus usuarios.
Por otro lado, estos servicios administrados están desarrollados con tecnología de punta, tanto en equipos multifunción, impresoras y elementos de software, que permiten un eficiente uso de los recursos de las organizaciones.
Gracias a todos estos detalles, junto a una buena capacitación técnica, las soluciones que ofrece este servicio pueden ser adaptables a tus necesidades y proyectos, lo que te permite ahorrar tiempo y dinero, así como ofrecer múltiples ventajas que te diremos a continuación.
Uno de los mayores atractivos de un servicio de copias e impresiones administrado es la optimización de costos. Aunque la implementación inicial de este servicio puede parecer una inversión considerable, los ahorros a largo plazo son evidentes.
La centralización de la gestión de la impresión reduce el uso innecesario de recursos, como tinta, papel y energía eléctrica. Además, los equipos de impresión se gestionan de manera eficiente, lo que evita fallos y reduce la necesidad de intervenciones costosas por parte del personal de TI.
«Para crear un ambiente de impresión no necesitas realizar una gran inversión inicial de capital».
Los servicios de impresiones administrados cuentan con software de monitoreo que permite a las empresas realizar un seguimiento detallado de todas las impresiones, analizando las áreas que generan mayor gasto y ajustando los recursos en consecuencia.
Con informes detallados y un control preciso sobre los consumibles, las empresas pueden reducir el uso excesivo de tinta y papel, lo que se traduce en un ahorro significativo.
Transformamos tus recursos de impresión en un proceso de negocio eficaz.
Los servicios administrados de impresión no solo son una herramienta para reducir costos, sino también para mejorar la eficiencia operativa.
Al contar con soporte técnico 24/7 y un sistema de monitoreo constante de los equipos de impresión, las interrupciones en el flujo de trabajo se minimizan, lo que garantiza una mayor productividad.
Si algún equipo presenta fallos o se queda sin consumibles, el proveedor de servicios gestionados puede intervenir rápidamente para resolver el problema sin que la empresa experimente tiempos de inactividad prolongados.
La gestión centralizada también permite que los equipos de impresión se mantengan en óptimas condiciones.
Además, al digitalizar los documentos y centralizar su almacenamiento, las empresas pueden acceder a ellos de forma rápida y segura, sin tener que depender de grandes pilas de papel.
Esto no solo ahorra tiempo, sino que mejora la eficiencia del flujo de trabajo, lo que permite a los empleados centrarse en tareas más importantes.
Otro beneficio clave de los servicios administrados de impresión es la flexibilidad en la conectividad.
Los empleados pueden imprimir desde cualquier dispositivo, como teléfonos móviles, tabletas o laptops, sin importar su ubicación dentro de la empresa.
Esta capacidad de impresión inteligente facilita el trabajo remoto y la colaboración, ya que los documentos pueden enviarse a la impresora más cercana sin necesidad de realizar múltiples pasos.
Los colaboradores y usuarios en general pueden imprimir sus documentos desde cualquier equipo, como dispositivos móviles: smartphones, tablets o laptops, sin importar de dónde se envía el documento.
Los usuarios tendrán la opción de imprimir distintos tipos de documentos para su salida en varias impresoras a lo largo de su operación, utilizando un solo comando de impresión y el mismo flujo de datos de la impresora.
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Los Servicios Administrados de Impresión ayudan a mantener la información completamente segura y confidencial, ya que puedes controlar y supervisar el uso de los dispositivos, establecer reglas de impresión con tus colaboradores, hacer seguimientos, aplicar medidas de seguridad resilientes y almacenar datos en la nube.
Toma el control de tus recursos de impresión y reduce el uso no autorizado de dispositivos y consumibles; además de que la tecnología de encriptación protege los datos de flujo sensibles de direcciones erróneas y alteraciones.
Al ganar este control sobre los gastos en diferentes procesos y flujos de trabajo, te permite ahorrar y dar mayor visibilidad a tu inversión, por lo que las organizaciones medianas y grandes ya están utilizando este servicio de forma importante.
Si no sabes cuánto imprimes, cuánto gastas y no tienes el control sobre tus procesos y flujos de trabajo, con el servicio administrado de impresión ganarás un área de oportunidad, donde puedes llegar a tener flujos de trabajo ágiles, ser más eficiente y mejorar tu imagen corporativa.
La implementación de un servicio de impresión administrado es una estrategia inteligente para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos de impresión, reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.
Con beneficios como el ahorro de tiempo, el control total sobre los consumibles, el monitoreo constante de los equipos de impresión, y la mejora en la calidad de las copias e impresiones, las organizaciones pueden aumentar su productividad mientras mantienen un enfoque sostenible y seguro.
