¿Por qué dejar de imprimir y ser más digital?

Existen muchas razones para dejar de usar papel y convertir a tu empresa en una paperless, además, los beneficios de este importante cambio son enormes y pueden sorprenderte, ya que mejorarás tu flujo de trabajo, reducirás costos, tiempos, recursos utilizados y, además, son acciones para mejorar la experiencia del cliente.

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Una empresa paperless logra reducir el papel que se genera a partir de la gestión documental empresarial; como puede verse, es un punto esencial, no solo para la gestión de la información, sino para alcanzar estas ventajas:

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• Reduces y predices errores, gracias al proceso de digitalización de una empresa.
• Minimizas los tiempos y costos dentro de tu empresa.
• Mejoras la seguridad y confidencialidad en la gestión de tus procesos.
• Puedes facturar electrónicamente.

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Pero, ¿sabes qué significa este concepto y cómo hacer una buena gestión con él?

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Paperless

Es una filosofía donde se busca reducir el uso del papel, que va muy de la mano con la digitalización de empresas, ya que cambia la forma en cómo se llevan a cabo los procesos dentro de tu negocio que, aparte de ahorrar tiempo y costos, vuelve a tu empresa sostenible, apoyando al medio ambiente.

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«El paperless consiste en reducir el consumo de papel para los procesos administrativos empresariales y mejorar la gestión de los equipos de trabajo».

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Es un concepto que se considera crítico para que logres mejorar tu posicionamiento dentro del mercado. La importancia de una buena gestión empresarial radica en la digitalización, para lograr ser competitivo, eficiente y productivo, alcanzando más fácil los objetivos de una empresa.

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¿Cómo puedes integrarlo a tu empresa? Hay cuatro principales ejes donde puede actuar, que son: la digitalización de documentos, la digitalización de facturas y tiques de gasto, al implementar flujos de trabajo automatizados y al usar firmas electrónicas.

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¿Por qué reducir el uso del papel?

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Hay muchas razones para dejar de utilizar el papel en las empresas; puede requerir de una gran inversión inicial, pero a largo plazo vale mucho la pena, ya que optimizarás tus operaciones al máximo mientras logras la transformación digital completa.

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Entre las razones que podemos mencionar para que reduzcas el consumo de papel en tu empresa:

• Minimiza el riesgo de fuga de información: los documentos en papel están expuestos a accidentes, robos y pérdida de información. Es mucho más simple proteger los datos confidenciales que estén en formato digital, ya que, de esta forma, solo el personal autorizado puede acceder a los datos más importantes, restringiendo el acceso.

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• Proteges el medio ambiente: por el cambio climático el mundo se está deteriorando lentamente. Si dejamos de usar papel contribuimos a reducir el impacto ambiental, puesto que se reduce la contaminación y la deforestación. Por otro lado, el papel representa el 26% de los desechos en los vertederos y, además, es una buena forma de ahorrar espacios en tu empresa.

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• Hay aumento de productividad: esta innovación empresarial te permite tener un flujo de trabajo más organizado, eficiente y ágil. Ya no perderás tiempo en buscar papeles; la tecnología digital mejora tus procesos, simplifica los flujos de trabajo y fomenta la innovación dentro de tus equipos.

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• Logras reducir gastos: no solo nos referimos al costo del papel, sino al costo de los suministros de oficina como cartuchos de tinta, impresoras, etc. Dejar de utilizar papel te ayuda a reducir o, incluso, eliminar muchos de estos costos.

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• Mejor precisión en tus procesos: si tu empresa se convierte en paperless es buena idea implementar software para planificar rutas y flujos de trabajo, donde los equipos tengan acceso desde sus teléfonos inteligentes, sin necesidad de imprimir nada, además de que el sistema puede realizar análisis inteligente de datos.

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• Mejor comunicación e interactividad: si cuentas con colaboradores que trabajan desde casa, una plataforma digital donde se comparta la información es necesaria. La tecnología digital, como compartir información en la nube, hace sencilla la organización, el intercambio de documentos y el acceso a ellos desde cualquier lugar y a cualquier hora.

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Claro, el reducir el uso del papel en tu empresa te hará cambiar algunos procedimientos, dejando atrás los procesos manuales y alcanzar la transformación digital, donde se trabaja con datos, no con documentos, haciendo sencillos los seguimientos, modificaciones y eliminaciones de estos.

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El objetivo que se quiere alcanzar es mejorar la comunicación interna de tu empresa, mientras se reducen las cargas administrativas y que los colaboradores interactúen de mejor forma y simple, sin intercambiar documentos físicos para llevar a cabo sus tareas.