La importancia de saber en qué se gasta de tu servicio de impresión

Los servicios de impresión de las empresas tienen bastante importancia y, por ende, conocer en qué se gasta este servicio es crucial, puesto que, gracias a ello, se pueden reducir costos, se mejora la sostenibilidad, hay un correcto mantenimiento de equipos de impresión, se garantiza la seguridad de los datos y se ve un aumento en la productividad.

Saber en qué se gasta el servicio de impresión es muy importante por las siguientes razones:

• Mejor control de costos.
• Se optimizan mejor los recursos.
• Mayor seguridad en la información.
• Sostenibilidad ambiental.
• Mayor productividad.
• Por cumplimiento normativo.
• Mejora en la toma de decisiones basada en datos.
• Mayor calidad de vida de las impresoras.
• Ayuda a reducir gastos en impresiones.
• Puedes controlar gastos y desperdicios, para lograr la sustentabilidad.

Es por estas razones que los entornos de documentación e impresión requieren de una solución definitiva que ayude a mantener la mejor gestión y encontrar la solución a cómo reducir los gastos administrativos de una empresa; se necesita de servicios de impresión.

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Servicios de impresión

Estos servicios los proporciona un proveedor externo, técnicos de impresión profesionales, que realizan un conjunto de actividades con el objetivo de satisfacer las necesidades particulares de impresión de una empresa, sus colaboradores y clientes.

Son servicios de operación ideal, ya que están diseñados para ayudarte a producir tus documentos, impresiones y otro tipo de productos con ayuda de la tecnología y el servicio de impresoras.

Este servicio ofrece muchos beneficios, desde calidad y profesionalidad, ofreciéndote resultados de la mejor eficacia con acabados profesionales.

Por otro lado, ahorras en tiempo y recursos, ya que no tienes que invertir en tantos consumibles de oficina, en el constante mantenimiento de impresoras multifuncionales y, asimismo, la renta de multifuncionales se adapta a tus posibilidades y necesidades, ya que, al externalizar este servicio, los profesionales se encargarán de apoyarte en buscar las mejores opciones para ti.

Ahora es posible la personalización y la flexibilidad, ya que puedes elegir entre una gran variedad de formatos, tipos de papel, tamaños de hoja, acabados y múltiples opciones de diseño que se ajusten a lo que requieren, logrando impresiones modernas.

Asimismo, muchos servicios de impresión contienen programas de reciclaje de consumibles y estrategias para reducir el uso del papel, para alcanzar objetivos medioambientales.

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¿Qué son los gastos de impresión?

Este es un aspecto que no debe dejar de tomarse en cuenta al momento de contabilizar los gastos empresariales, ya que es uno muy importante.

Los gastos de impresión son los que se generan por usar las o la impresora multifuncional para oficina, así como todos los equipos de impresión que haya en el sitio. También se deben al precio de las hojas de papel, del tóner, del cartucho de tinta, entre otros.

Además, hay que considerar los gastos de impresión «indirectos», los cuales hacen alusión al mantenimiento, la reparación y la gestión directa con las impresoras.

Como puede verse, por estas razones es de vital importancia integrar soluciones tecnológicas en tu empresa para ayudarte a controlar y gestionar los costos de impresión.

¿Cómo funciona un servidor de impresión?

El imprimir acaba siendo uno de los gastos de oficina más fuertes que se presentan, volviendo un asunto complicado de controlar, ya que no se entiende con exactitud cómo circulan los datos de impresión desde la aplicación original hasta el dispositivo donde se recogerá el documento impreso.

Así pues, un servidor de impresión es el intermediario entre las impresoras y las computadoras o teléfonos inteligentes, controlando los flujos de trabajo de impresión. Es, en pocas palabras, un dispositivo concentrador de software que se encarga de ayudar a los usuarios a conectarse en las impresoras compartidas, para procesar o poner en cola los archivos que se necesitan.

Para que funcionen se requiere de la conexión de impresoras al servidor y de instalación de drivers y configuraciones. Después, lo enviado a imprimir se gestiona, con la opción de monitorear y reportar lo que sucede con los equipos de impresión.

Son muy útiles porque, por ejemplo, un colaborador puede imprimir su documento, aunque el dispositivo de destino se encuentre desconectado o haya algún atasco en la impresora; ya no habrá bloqueos de la estación de trabajo o mensajes de error, más bien, los datos de impresión se mantendrán hasta que todo se solucione.

Adoptar servicios de impresión y servidores de impresión son estrategias complementarias que pueden ayudarte a controlar tus gastos, además de ver en qué se gasta este servicio, mejorando la eficiencia operativa, mientras garantizas la seguridad y sostenibilidad de todas tus operaciones.

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