¡El punto clave de ser paperless!

El uso de papel en las empresas y oficinas siempre ha sido necesario durante muchas décadas, ya que se manejan documentos internos, archivos, facturas y mucho más; todo con información valiosa de tus colaboradores o la organización.

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El papel siempre ha sido muy importante dentro de la gestión y almacenamiento de la información, sin embargo, el consumo excesivo de este tiene claras desventajas, tales como altos costos de impresión, del almacenamiento de papel y tiene un impacto negativo hacia el planeta.

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Por eso ha llegado el momento de hacer la transición hacia un entorno paperless, siendo una solución efectiva y amigable con el medio ambiente, permitiendo a las empresas que optimicen los recursos utilizados y, además, reduzcan la huella de carbono.

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Paperless

Este término se refiere a la reducción o a la eliminación del uso de documentos físicos en cada una de las operaciones o procesos que se realizan en las empresas.

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Al adoptar esta estrategia paperless no solo disminuyes el consumo de papel, sino que mejoras la seguridad de datos y la automatización de procesos, logrando un manejo ágil y completamente seguro de tu información más valiosa.

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¿Qué es el sistema paperless?

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Este sistema se trata de un conjunto o una plataforma de sistemas digitales, creados para que gestionen toda la documentación y los procesos administrativos de tu empresa o negocio sin la necesidad de recurrir al papel.

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Este sistema integra software de gestión de proyectos, plataformas de gestión de contenido, entre otras herramientas digitales que te permitirán almacenar de forma segura tus datos, que tu personal colabore en tiempo real y, al mismo tiempo, puedas reducir la dependencia en equipos obsoletos que solo te retrasan.

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El sistema paperless ofrece hardware y software de impresión de última generación para mantenerte dentro de la competencia y mejorar tus procesos de forma notable y eficaz.

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Por otro lado, cuando eliminas la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel, puedes liberar bastante espacio físico, reduciendo así los costos de almacenamiento e impresión, lo cual, a la larga, te traerá un ahorro importante.

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¿Cómo se puede lograr esto? Con la implementación de herramientas digitales y un sistema de gestión de documentos donde se pueda almacenar, compartir y gestionar la información y datos de forma eficaz, rápida y segura, sin la necesidad de imprimir o utilizar papel.

Para comenzar, es importante que evalúes las necesidades de tu empresa y cómo es el manejo de contenido que suelen utilizar, para determinar qué documentos físicos se pueden digitalizar y en qué áreas se usa más papel.

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Es importante buscar la ayuda de profesionales para que te ayuden a identificar qué software de gestión es el más adecuado para ti y tus procesos empresariales, que se ajuste a las necesidades particulares de tu negocio. Además, asegúrate de que te ofrezcan funciones de protección de datos y automatización de los procesos más repetitivos y tediosos.

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No olvides capacitar a tus colaboradores en cómo se deben utilizar los nuevos sistemas paperless, para garantizar una transición fluida hacia este nuevo entorno digital.

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Ventajas de implementar una estrategia en reducción del uso de papel

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Hay varios beneficios que podemos enumerar:

• Mayor seguridad y protección de datos: cuando implementas sistemas digitales como este, toda tu información se almacena y protege de forma segura, logrando reducir el riesgo de pérdida de datos o el acceso no autorizado a tu documentación interna de mayor valor e importancia.

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• Reduces el impacto ambiental: al reducir el uso del papel en tu empresa, contribuyes de forma significativa a disminuir la huella de carbono y el consumo de energía eléctrica que se relaciona a la producción y el manejo del papel en tus procesos.

Asimismo, se trata de una iniciativa amable con el medio ambiente donde apoyarás a la sostenibilidad, tema de suma importancia en este tiempo donde hay que cuidar los recursos más que nunca.

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• Reducción de costos: cuando eliminas o reduces los costos de impresión, así como que te deshaces de la necesidad de bodegas o sitios donde almacenar todo el papeleo y la información valiosa, generarás ahorros bastante significativos.

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Además, ese dinero puede utilizarse en procesos o recursos más importantes para que tu empresa alcance sus objetivos y metas.

• Logras aumentar la eficiencia: con este sistema paperless puedes automatizar tus procesos, lo cual facilita el manejo de información, reduciendo, a su vez, los tiempos de respuesta.

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Esto tiene un impacto bastante positivo en la atención al cliente que otorgas, fidelizándolos de forma mucho más sencilla.

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• Mejor optimización del espacio: al minimizar la cantidad que se usa en documentación física, liberas bastante espacio en tu empresa, oficinas o negocio, lo cual se puede aprovechar para otro tipo de necesidades mucho más importantes.