Cuáles son los beneficios de la digitalización y gestión documental

Si en tu empresa te abruman los enormes volúmenes de información, donde es imposible encontrar los datos que necesitas, entonces es momento de actualizarse y conocer la gestión documental.

Por muy bien organizado que tengas el papeleo, llegará un punto donde se complique encontrar la información, o es más fácil que haya fugas de datos. Gracias a la implementación de un sistema de gestión documental dirás adiós a estas problemáticas, al descentralizar la información de tu empresa.

Para llegar al siguiente nivel de metadatos en gestión documental es necesario buscar ayuda de expertos como Alldora, donde te apoyaremos con los mejores software de gestión documental, a ganar control de la información de tu empresa y a ofrecerte indicadores de desempeño en gestión documental.

Gestión documental

Esta se refiere a capturar, almacenar y recuperar tus documentos, además, te permite digitalizar documentos al automatizar los flujos de trabajo en tu empresa.

Los elementos de la gestión documental se basan en normas, prácticas y tecnologías que sirven para administrar los documentos en tu empresa, tanto los que recibes como los que se crean dentro de tu negocio.

Hay varios sistemas automatizados de gestión y control de documentos, por lo que es importante conocer cuál es el mejor para tu empresa y tus flujos de trabajo.

Lo primero es decidir entre un sistema basado en la nube, local o híbrido; esta decisión se basa en tu infraestructura de TI, la experiencia que tenga tu equipo técnico, los costos que conlleva actualizar el hardware, el ancho de banda, entre otros. Con ayuda de profesionales es más simple elegir el más efectivo para ti.

¿Cuáles son los procesos de gestión documental?

Para digitalizar documentos es importante comprender cómo funcionan estos sistemas, para que sea más sencillo elegir el más adecuado para tu empresa.

Los o el dispositivo que permite digitalizar documentos o imágenes de papel a digital requiere de varios métodos de captura de documentos, tales como:

• Reconocimiento óptico de caracteres: también conocido como OCR, se trata de una tecnología que transforma el texto de imágenes en datos que pueden usarse por tu software para la gestión documental.
• Escáner: los documentos físicos se pueden escanear en fotocopiadoras multifunción, teléfonos inteligentes y escáneres de alta velocidad y, después, se pueden indexar de forma automática o archivarse, mandarlo al equipo que lo necesita o usarse en ciertos flujos de trabajo sin perder esta información.
• Correos electrónicos: los cuales se pueden indexar y almacenar (así como sus archivos adjuntos) en donde corresponden, desde la bandeja de entrada, para no perder tiempo.
• Importación a gestores documentales: los datos o documentos que tienes en otros sistemas pueden importarse a una carpeta controlada donde sea posible mandarlos a las personas correctas.

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Ventajas de la digitalización de documentos

La gestión de una empresa puede llegar a ser complicada, pero con la gestión documental se facilita bastante, sin mencionar una serie de beneficios que ganarás con esta tecnología moderna:

1. Mayor productividad: los colaboradores ya no perderán tiempo en buscar y encontrar los documentos en papel. Debido a los equipos de digitalización, este tiempo se reduce a segundos, permitiendo la edición de documentos en donde sea y cuando sea, dando una mejor agilidad en los flujos de trabajo.
2. Información accesible: es posible acceder a los archivos mediante una base de datos en la nube desde cualquier sitio y a cualquier hora. Incluso, puede haber permisos para que accedan a los datos más importantes las personas que deben hacerlo.
3. Reduces costos: el mantenimiento de los archivos físicos cuesta, ya sea por la organización de estos o la contratación del espacio donde guardarlos.  Con la transformación digital puedes convertir tu información física en archivos digitales, que son más baratos de mantener que los archivos físicos.
4. Más seguridad: los documentos digitales son rastreables, así que es más fácil custodiarlos y que no se filtre información valiosa de tus colaboradores, clientes, socios o de tu empresa. Además, solo las personas autorizadas pueden tener acceso a los documentos que lo requieran.
5. Recuperación ante desastres: incendios, inundaciones, terremotos, lo que sea, pueden pasar; al digitalizar tus documentos y almacenarlos en la nube garantizas la protección de la información de tu empresa.
6. Gana ventaja competitiva: obtendrás la mejor administración de documentos, mejorando tu competitividad, sobresaliendo en el mercado, satisfaciendo a tus clientes y mejorando tus procesos empresariales.
7. Alcanza la madurez digital: Digitalizar documentos es el primer paso importante para alcanzar la transformación digital completa, ya que se considera una parte fundamental para que tu negocio crezca y alcance todas las ventajas ya mencionadas.

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