8 tips para generar una política de impresión flexible y segura

Es importante contar con una buena política de impresión empresarial, para que todo en tu empresa se vea mejor, desde los documentos, los usuarios, colaboradores y resultados finales.

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De esta forma todas las organizaciones pueden ahorrar dinero y reducir los costos fijos, además de aumentar la productividad de todos los colaboradores.

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La impresión puede volverse frustrante para ellos si no pueden imprimir a tiempo, los equipos no responden, llegan en el formato equivocado o tienen una política de impresión inflexible que impide que los trabajos se impriman de la forma en que lo están solicitando. Estas situaciones provocan problemas en los objetivos empresariales y necesidades de los colaboradores.

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Las soluciones de gestión de impresión permiten aplicar reglas y restringir el uso de determinadas funciones, como las opciones de color y acabado. Eso sí, la impresión basada en reglas no tiene por qué ser inflexible; puede ser una forma de fomentar una conducta de impresión sensible sin arrebatarle al usuario el poder de decisión.

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Siguiendo estos consejos se puede generar una política de impresión segura y flexible:

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• Primero que nada, es importante comprender tus necesidades y antecedentes empresariales para gestionarlas adecuadamente. La clave es educar a los colaboradores sobre cómo utilizar los dispositivos correctamente, con una comunicación clara.

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Esta gestión debe cuidar aspectos a largo plazo, incluyendo el cuidado de la privacidad, la seguridad y el seguimiento de la información.

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• Transforma tus procesos y flujos de trabajo, aumentando la productividad con las multifuncionales que ofrecen distintos métodos que permiten mejorarlos.

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El envío de documentos a varios destinos o la provisión de formularios preimpresos entorpecen el flujo de trabajo, además de que la ineficiencia causada por la pérdida de documentos, entre otros, perjudican la productividad, debilitando la reacción de una empresa.

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Procura compartir la información sin necesidad de imprimirla; envíala por correo electrónico y almacena la información de manera digital.

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• Ayuda a tus colaboradores estableciendo configuraciones estándar para determinadas colas de impresión, con la finalidad de que sea más fácil imprimir de forma rentable que de forma derrochadora.

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Para poder hacerlo, no tienes que obligar a imprimir a dos caras o en un solo color, basta con que sea el método de impresión por defecto.

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• Fomenta la cultura del ahorro al momento de imprimir. Con estas políticas de impresión debes comunicar sobre hábitos que estimulen el ahorro de papel y consumibles.

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Elige impresoras o multifuncionales que cuenten con tecnología de ahorro, como la impresión dúplex o manejo de privilegios de manejo de color o prioridad.

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• Mejora la administración de tus equipos, puesto que muchas empresas no tienen un control de consumibles ni un inventario de cómo se van utilizando a lo largo de los meses, lo cual lleva a perder tiempo en su búsqueda y orden.

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Por este motivo debes optimizar eligiendo a un único proveedor que controle y ayude a mejorar la administración de los insumos.

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• Saca el mayor partido de tus equipos. Si tu empresa tiene necesidades múltiples, consolídalas en un solo equipo (impresiones, digitalización, copias, faxes, etc.). Esta medida no solo trata de reducir el número de equipos, sino que aumenta la productividad de los usuarios.

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Define las necesidades de impresión de cada uno y establece las jerarquías para administrar las políticas de impresión que te permitan ahorrar.

• Una política de impresión basada en reglas es una forma de evitar costos de impresión innecesarios, pero ofreciendo a los colaboradores la capacidad de usar las opciones que necesitan para seguir siendo productivos.

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Por ejemplo, aunque haya varias impresoras, las personas suelen imprimir en el dispositivo más cercano, pero pocos usuarios conocen el costo de impresión por página de cada equipo. Si se les presenta una vista previa del costo en todos los dispositivos cercanos, es más probable que elijan la opción menos costosa.

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• Busca la ayuda de expertos para que puedas definir tus buenas prácticas de impresión, para alcanzar tus objetivos empresariales, agregando el ahorro de costos, no tener que preocuparte por el funcionamiento y mantenimiento de los equipos, optimizar suministros y aprovechar al máximo los dispositivos.

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Con esta asesoría especializada podrás disponer de una amplia gama de garantías extendidas que incluyen tiempos de respuesta adaptables a tus necesidades específicas.

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Incluso es posible implementar un sistema de costo por página que incluya todos los elementos: equipos, consumibles, mantenimiento, leasing y hasta la gestión de impresiones, en un único contrato global basado en una metodología precisa de facturación por página.