¿Qué son los metadatos en gestión documental?

Ya hemos hablado sobre los históricos de datos y la gran cantidad de información que una empresa puede llegar a reunir; entre estos podemos mencionar: informes, contratos, facturas, fotografías, gráficos y hasta videos, todos ellos formatos que se usan de forma general en tu negocio.

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Lo que quizá estés pasando por alto es el hecho de que estos datos provienen del concepto de «metadatos», los cuales son más valiosos de lo que crees.

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Los metadatos son, básicamente, «datos que hablan sobre los datos», es decir, describen el contenido de la información o archivos que contienen. Una explicación más estructurada podría ser: información estructurada que describe, declara, localiza o facilita la gestión de esta.

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«Los metadatos son “etiquetas” que detallan el contenido de un recurso de información».

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Estos permiten a la personas ubicar y entender los datos, con información requerida que sirve para determinar qué conjuntos de datos existen para su correcta localización, la información necesaria para determinar si el conjunto de datos es adecuado para ciertos fines o para recuperar un conjunto de datos, para procesarlos y usarlos.

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Dentro del contexto de la gestión documental, los metadatos son necesarios porque te ofrecen información específica sobre los documentos, haciendo sencilla su búsqueda, el acceso, el entendimiento, su rastreo y su organización.

Asimismo, los metadatos pueden incluir cuatro tipos de información:

• Administrativa: aquí se incluyen datos relacionados con la gestión del documento, tales como la fecha cuando se creó, cuándo se modificó, las personas que tienen acceso al documento, el historial de cambios realizados y políticas de retención y eliminación.

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• Técnica: en este punto se añaden detalles sobre el formato del documento, como su tamaño, su tipo, entre otros aspectos técnicos que son esenciales para su manejo adecuado en los sistemas digitales.

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• Descriptiva: veremos el título del documento, su autor, una breve descripción de lo que contiene, palabras clave asociadas, entre otros datos que ayudarán a identificar y clasificar el documento de forma más sencilla.

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• De accesibilidad: son los pensados para facilitar que personas con algún tipo de discapacidad puedan acceder a ciertos tipos de datos que, de otra manera, quedarían fuera de su alcance, por ejemplo, descripciones en texto del contenido de una imagen, para personas con problemas visuales.

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¿Para qué puedes utilizar los metadatos?

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Estos cuentan con una serie de aplicaciones que son bastante útiles y funcionales dentro de las empresas y sus procesos rutinarios.

Veamos algunos de estos usos:

• Para análisis y búsqueda: los metadatos, como ya vimos, aportan información sobre el contenido de los datos, lo que te apoya a clasificarlos y conocer el tipo de información que se necesita. Esto ayuda a que ahorres bastante tiempo al no consultar el dato en sí mismo; en pocas palabras: agiliza la consulta en los buscadores.

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• Cambios en los datos originales: con ayuda de los metadatos puedes localizar alteraciones que se hagan en los datos originales, y esto es excelente para controlar el progreso de cualquier proyecto y conocer las distintas versiones que existan.

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• Genera informes con mayor calidad: esto repercute en análisis confiables de tus procesos, contribuyendo ampliamente en aplicar las medidas correctivas que se requieran.

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• Evita riesgos potenciales: podrás detectar con los metadatos la información crítica que no quieres que salga de tu empresa, evitando filtraciones o ataques cibernéticos.

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• Estandarización: con ayuda de los metadatos puedes definir cierto tipo de criterios para poder identificar los documentos que estás buscando, eliminando los errores e inconsistencias, lo que ayuda a facilitar su manejo cotidiano y la compatibilidad, en el caso de que salga de tu organización o tengas que enviarlos a clientes, proveedores o socios externos.

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• Mayor velocidad en tus desarrollos: gracias al acceso inteligente de tus datos, los colaboradores podrán laborar con mayor velocidad, reduciendo, también, el tiempo que se invierte en el abastecimiento del material, incrementando su producción y la rentabilidad de tu negocio.

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• Obtienes valoraciones: en forma de metadatos es posible incluir una valoración sobre la calidad del contenido de un documento o archivo, lo cual es excelente para decidir si vale la pena darle uso o no para los proyectos que estés llevando a cabo en el momento.

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Si en tu empresa se usan de forma correcta los metadatos, te permitirá asegurar que los documentos se puedan localizar fácilmente, además de acceder a ellos y utilizarlos de forma eficiente.

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Por otro lado, los metadatos son cruciales para la correcta preservación digital a largo plazo, puesto que proporciona el contexto necesario para que nuevos colaboradores o socios entiendan y usen los documentos como se debe, correctamente.