¿Qué es captura inteligente de información?

La información se reconoce automáticamente mediante la ayuda de la Inteligencia Artificial, Machine Learning y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para que puedas utilizarlos en tus flujos de trabajo y procesos, además de que puedes integrarlo con tus sistemas existentes.

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Lo que sigue es que esta información se convierte en un formato legible por máquinas o equipos, para que sea sencillo almacenarla, procesarla y utilizarla de forma más eficiente.

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Las empresas manejan un gran volumen de datos, sin importar si llega en papel o mediante correos electrónicos; es por esta razón que se necesita contar con estos sistemas automatizados de captura inteligente de datos, sobre todo si se toma en cuenta que la explotación de esta información o datos depende de la toma de buenas decisiones.

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La cantidad de información que tienes que manejar como empresa, seguramente, es demasiada como para manejarla de forma manual; por esta razón, los avances tecnológicos se han visto impulsados dentro del campo de la Inteligencia Artificial, llevando a la captura inteligente de información a otro nivel.

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¿Cómo es el proceso de la captura inteligente de información?

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De forma común, este proceso de captura de datos empieza con un formulario completado, por mencionar un ejemplo, lo que le sigue es cómo utilizar esta información, cómo extraerla y clasificarla.

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Gracias a la captura inteligente de información podrás en tu empresa extraer, reconocer, clasificar y validar imágenes, documentos electrónicos, textos manuscritos, entre otros.

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El proceso que sigue la captura inteligente de información es la siguiente:

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• Los datos se reciben en forma de documento, imagen, correo electrónico, etc.
• Esta información se extrae y recoge, ya sea de forma manual o automática, para poder guardarla en un formato digital.
• La información recogida ya puede utilizarse en otros procesos, de forma simple y segura.
• Clasifica la información y formatos, ya sea en Word, PowerPoint, etc.

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Cabe destacar que la captura manual de información es el método más usado por negocios que no manejan un gran volumen de datos, pero sigue representando una serie de desventajas.

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Una de estas es la calidad de la información capturada, ya que depende totalmente de la persona que los extrae y recoge, lo que puede terminar en errores costosos o falta de información. Para evitar estos inconvenientes es mejor automatizar la captura de información.

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Como ya mencionamos, la información puede encontrarse en distintos formatos. Con la captura inteligente de información tu empresa ya puede extraer y recolectar datos de diversos formatos, de forma veloz y siendo preciso, lo que la vuelve sumamente escalable.

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Esto se logra gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que se utiliza para convertir el texto en datos que sean legibles para los equipos o máquinas, además de extraer texto de imágenes, archivos PDF, documentos escaneados, entre otros, para poder utilizarlos.

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Esta tecnología de OCR es muy utilizada en sectores como el financiero, Recursos Humanos, el médico, de seguros, de contabilidad, la legal… en pocas palabras, todos los sectores que manejan un gran volumen de datos.

Beneficios de la captura inteligente de información

Esta tecnología no solo te ayuda a capturar la información con mayor eficacia, rapidez y precisión, sino que ganarás muchas ventajas más, tales como:

• Minimizar los errores: los errores humanos son comunes, sobre todo porque tus colaboradores pueden cansarse o perder la concentración, lo que provoca mayores costos para arreglar estos problemas. Con esta solución automatizada, los errores se verán reducidos de forma drástica.
• Mayor seguridad: los documentos físicos ocupan mucho espacio y son difíciles de guardar de forma segura. Automatizando tu información podrás encriptar y enmascarar la información sensible, evitando la fuga de datos y accesos sin autorización.
• Una mejor toma de decisiones: es posible recolectar más información de forma rápida y precisa, permitiéndote basar tus decisiones en información fiable y actualizada.
• Mejora la satisfacción de tus colaboradores: la captura manual e información quita tiempo, es tediosa y hasta frustrante para tus colaboradores. Con la captura inteligente de información se reduce la carga de trabajo y la hace más eficiente, ganando la felicidad de tu personal y que se enfoquen en tareas más valiosas.
• Acceso centralizado: es posible almacenar la información en la nube, lo que agiliza los flujos de trabajo y no se interrumpen, ya que varias personas o áreas tienen acceso a los datos que necesitan desde cualquier lugar y donde sea que estén, las veinticuatro horas del día, los siete días de la semana.