Gestión de la información con visibilidad y trazabilidad total.

Las empresas, para alcanzar sus objetivos mientras cumplen con las peticiones de sus clientes y los fidelizan, necesitan mantener su documentación en orden, con total control, visibilidad y que sea eficiente en su creación, recepción, su mantenimiento, al usarlos y en su disposición. En pocas palabras: requieres de trazabilidad de datos… una base de datos centralizada.

Para que no haya pérdidas de información, pérdida de tiempos entre tus equipos de colaboradores y problemas con los datos de tus clientes, necesitas de la gestión documental, una bienvenida a la transformación digital dentro de tu empresa.

Existen muchos software de gestión documental para lograr este objetivo de la trazabilidad de la información, pero antes de adentrarnos en el tema, en Alldora te explicaremos qué es la gestión documental y cómo se pueden implementar estas herramientas en tu empresa, según tus necesidades particulares.

Gestión documental

La gestión documental se refiere al correcto manejo de la documentación, garantizando el acceso a tu información, a su planificación, manejo y organización, con ayuda de actividades administrativas y técnicas.

Entre los objetivos que tiene, podemos mencionar los siguientes:

• Gestionar y controlar todas las actividades que afecten a la creación, la recepción, ubicación, acceso y a la preservación de los documentos.
• Asegura el correcto funcionamiento de la empresa y el cumplimiento de la legislación vigente.
• Puede recuperar la documentación que se genere de forma eficiente y rápida.
• Apoya en la toma de decisiones.
• Preserva de forma adecuada la documentación de la empresa, así como de su patrimonio histórico.
• No pierdes información valiosa, ya que todos los documentos se integran en un único sistema.
• Permite control total gracias a los permisos y la seguridad en los documentos, impidiendo el acceso de terceras personas que no pueden modificar o ver la documentación.
• Cuenta con herramientas colaborativas entre los equipos de tu empresa, ahorrando tiempo en buscar información y en compartirla.
• Gracias al software de gestión documental obtienes valor agregado, mayor eficacia y productividad, acercándote a tus objetivos empresariales.

¿Qué es trazabilidad en gestión documental?

La trazabilidad documental se refiere a la capacidad de conocer el trayecto de un documento desde que se crea, se modifica y entrega al cliente o llega hasta su punto final, controlando todos los cambios que se realicen en él y su ubicación en todo momento.

Si quieres lograr una correcta y efectiva gestión de documentos, necesitas trazabilidad de documentos, estrategias, herramientas de colaboración en línea y software de gestión.

Gracias a estas implementaciones podrás conocer la localización precisa de tus archivos, en el momento que se necesiten y desde donde estén; de esta forma se logra minimizar errores, hay mayor transparencia de datos y ganas valor añadido para tu información y gestión de esta.

¿Cuáles son los tipos de trazabilidad?

Existen distintos tipos de trazabilidad que pueden aplicarse en la organización de la información empresarial, que te ayudarán a una gestión eficiente y segura de la documentación, asegurando que se logre acceder al historial completo y con detalles de cada documento que entre a la empresa, en cualquier momento y lugar.

Estos son los distintos tipos de trazabilidad:

• Trazabilidad de creación: se rastrea el origen del documento, para conocer quién lo creó, cuándo y dónde.
• De revisión y aprobación: se siguen las revisiones hechas al documento, así como sus aprobaciones. Se incluyen en este punto las fechas, autores de las distintas revisiones, comentarios dejados y los cambios que se llevaron a cabo.
• De acceso y uso: aquí se registra quién accedió al documento, cuándo y qué fue lo que hizo en el documento. Por ejemplo, se podrá conocer si solo realizó lectura, si lo editó, si lo descargó, etc.
• De distribución: es posible rastrear a quién y cuándo se le pasó el documento, así como la forma en que se distribuyó, canales como: correo electrónico, herramientas colaborativas más usadas de la empresa, sistemas de gestión documental, etc.
• Trazabilidad de versiones: se lleva a cabo un seguimiento de todas las versiones del documento, asegurándote que se pueda rastrear la evolución de este desde que se creó hasta la versión más reciente.
• De archivado y de eliminación: aquí se registra cuándo y cómo se guardó o eliminó el documento, agregando procesos y autorizaciones que se requirieron para dichas acciones.

En Alldora te ofrecemos los mejores software de gestión documental, combinando la digitalización de documentos y la captura inteligente para que obtengas soluciones robustas que ordenen toda la información de tu empresa.